01交付说明与快速开始

文件	说明
外贸单证与装柜系统.html	工具本体：单文件、纯离线、双击浏览器打开即用，无需安装环境
外贸单证与装柜系统-使用手册.html	本手册，含全部操作步骤与实际界面截图

三步开始

1. 预设一次：设置 → 公司资料，填公司抬头、上传 LOGO 与签章、填收款账户；设置 → 制单默认，设定默认贸易术语（FOB）、付款条件（30% 预付 + 70% 尾款）与默认配色。
2. 建档：资料库 → 产品 / 客户，录入常用产品（含货号、HS、装箱数据）与客户（含偏好语言、贸易术语）。
3. 出单：顶部「＋ 新建单据」→ 选客户 → 添加产品 → 右侧实时预览 → 「导出 PDF」。

客户端版本（不依赖浏览器地址栏，像普通软件一样双击）

平台	文件	说明
Windows 10/11	外贸单证与装柜系统-Windows免安装版.zip	解压后双击 外贸单证与装柜系统.exe，弹出独立窗口（无地址栏）。首次可能提示"Windows 已保护你的电脑"→ 更多信息 → 仍要运行。数据在程序目录的 userdata 里，整个文件夹可拷到 U 盘带走。
安卓	外贸单证与装柜系统-安卓版.apk	传到手机安装（首次需允许"安装未知来源应用"）。离线可用；导出 PDF 走系统打印（可存为 PDF），Excel/备份自动存到「下载」。
macOS	外贸单证与装柜系统-Mac版.zip	解压后把 外贸单证与装柜系统.app 拖进「应用程序」，首次右键 →「打开」→ 再点「打开」。未签名（没购买苹果开发者证书），如提示已损坏，在终端执行 sudo xattr -dr com.apple.quarantine "/Applications/外贸单证与装柜系统.app"。数据在 ~/Library/Application Support/TradeDocs。
iPhone / iPad	在线版链接（添加到主屏幕）	iOS 无法安装未签名 App，因此用 PWA：Safari 打开链接 → 分享 →「添加到主屏幕」，桌面出现图标，全屏运行；首次联网加载后即可离线使用（Service Worker 已缓存）。

在任何浏览器里直接打开（不用登录、不用装软件）

设备	操作方法
Windows / Mac	把 外贸单证与装柜系统.html 存到桌面 → 双击，默认浏览器即打开（Chrome / Edge / Safari / Firefox 均可）。若被别的软件抢走：右键 → 打开方式 → 选浏览器；或直接把文件拖进浏览器窗口。
iPhone / iPad	把文件存进「文件」App → 点击文件 → 选 Safari 打开；再从分享菜单「添加到主屏幕」，用起来和 App 一样。
安卓手机	存进「下载 / 文件管理」→ 长按文件 → 打开方式 → Chrome。
微信 / QQ 里点开	会被内置浏览器接管，本地存储可能被限制（关闭后数据丢失）。点右上角「···」→「在浏览器打开」即可，工具本身不需要登录任何账号。

02制单工作台（核心）

点击「＋ 新建单据」进入工作台。整个界面只有三块：左侧录入区、顶部单据标签、右侧实时预览。任何修改都会立即反映到右边的 A4 纸面上——没有"生成"按钮，也不需要来回切换页面。

左侧录入区（按 1→5 编号，从上到下走一遍即可）

分区	内容
① 客户与日期	单据编号（自动生成可改）、日期、客户下拉（选客户后自动带出贸易术语与偏好语言，并可一键新建客户）
② 产品明细	「添加产品」从产品库勾选；「快速新增」临时录新品（可同时入库）。每行可直接改数量、单位、单价、币种，右侧实时显示行金额
③ 贸易条款	贸易术语、单据币种、交货期、报价有效期、装运港/目的港、付款条件；「更多条款」里放包装、保修、唛头、信用证号、船名、备注
④ 单据外观	单据语言（11 种）、配色（9 个色点）、签署栏/公章开关、3 组自定义字段、存为模板
⑤ 跟单提醒	添加交货期、报关、收款等节点，保存后自动进入提醒列表

添加产品

点击「添加产品」弹出产品库：搜索名称/货号/HS → 勾选 → 填数量 → 「添加选中」。可一次勾多个产品。

顶部：5 套单据随时切换

标签栏依次是 报价单 QT / 形式发票 PI / 销售合同 SC / 商业发票 CI / 装箱单 PL。点一下即切换预览，编号各自独立（如 QT-2026-001、PI-2026-001），保存归档时自动分配、年内不重复。

缩放与显示

工具栏提供 − ＋、适应宽度、100%；勾选「显示产品图片」「显示 HS 编码」可控制纸张上是否出现对应列。屏幕缩放只影响预览，不影响导出的 PDF。

11 份单据，按环节分组

制单工作台顶部有 11 个标签，一条订单的所有纸都在这里出。切到哪个标签，右边就是哪张；点「导出 PDF」只导当前这张，点「导出全套」把 11 张一次导完。

环节	单据	用途 / 谁在看
报价	报价单 QT、形式发票 PI	发给客户核价、付款依据
成交	销售合同 SC、销售确认书 SO	合同盖章回签；客户直接下 PO 时用确认书
出运	订舱委托书 BK、报关委托书 CD、装船通知 SA	BK 给货代订舱；CD 给报关行；SA 开船后发客户提货用
清关	商业发票 CI、装箱单 PL	目的港清关、客户提货
采购	采购合同 PC	对国内供应商，含税价与增值税专票约定
退税	退税备案目录 TF	一票货一本，税局查验时直接给

03装柜测算

制单解决"单子对不对"，装柜解决"柜子够不够、要花多少钱"。这一章讲清楚三件事： 柜数是怎么算出来的、结果怎么看、哪些情况不能直接采信。

3.1 三种柜型的预置参数

柜型	柜内尺寸（cm）	柜容	预置限重	适合场景
20GP 20 尺普柜	589 × 235 × 239	33.2 CBM	21.0 吨	重货、小批量、拼箱替代
40GP 40 尺普柜	1203 × 235 × 239	67.7 CBM	26.0 吨	泡货为主，体积大重量轻
40HQ 40 尺高柜	1203 × 235 × 269	76.3 CBM	26.0 吨	轻抛货、堆高受限的货

3.1.1 三个默认开关，先看一眼再算

设置项	默认值	说明
允许纸箱自由旋转摆放	开启	开启时每个箱子会试 6 种朝向（正放、侧放、横放、竖放及其翻转），取装得最多的那种； 关掉后所有箱子只按你录入的「长 × 宽」方向排布，高度方向不参与翻转。 什么时候要关：货有明确向上箭头、怕压、带把手或标签必须朝外时。 不关的话，软件可能算出一个"躺着装"的方案，现场装不出来。
装柜预留间隙	2 cm	箱与箱之间预留的缝隙（纸箱鼓包、人工搬运都要空间）。 想更贴近实装就调小，货很规整且机器码垛可以调大。别小看这 2 cm，整柜下来差一个方很正常。
托盘装柜	关闭	打托出货时开启：按「托」排布，托盘自重计入总毛重，整托优先、剩余零散箱自动补缝。 预置欧标 / 日标 / 美标三种托盘规格。详见 3.5 托盘装柜。

3.2 装柜页怎么用（5 步）

1. 选订单。装柜页读的是当前订单的货物明细，先把单据里的产品、数量、箱规填完整。
2. 选柜型。点 20GP / 40GP / 40HQ，页面立刻按该柜型重算。
3. 核对箱规。产品必须填了箱规长、宽、高（cm）。 箱规为 0 的产品不参与排布，会直接提示，不会静默算错。
4. 看结果。柜数、装载率、总毛重、占用限重百分比，一屏给全。
5. 导装柜单。填柜号、封条号、装柜日期，导出 PDF 发给货代或仓库。

3.3 柜数是怎么算出来的（看懂这一节，就不会怀疑结果）

很多工具是拿"总体积 ÷ 柜容"了事，结果经常偏乐观。这里走的是另一条路：

步骤	做法
① 单箱可装数	把每个产品的箱子按 6 种朝向 逐一试： 正放、侧放、横放、竖放及其翻转。每种朝向都算"长能排几个 × 宽能排几个 × 高能叠几层"， 取装得最多的那种。大件货靠这一步才不会少算。 （若关闭了「允许自由旋转摆放」只试 1 种朝向；产品设了「禁止倒置」只试 2 种——正放与转圈， 侧倒、翻面都不算。见 3.1.1 与产品资料里的摆放方式）
② 加入间隙	箱与箱之间默认留 2 cm 缝隙（纸箱鼓包、人工搬运都要空间）， 这个值可以改。
③ 产品级约束	单个产品在「产品资料 → 摆放方式」里可选： 可自由旋转（6 种朝向取最优）、禁止倒置（可转圈、不可侧倒/翻面，适合易碎、液体、带朝向标签的货）、 固定长宽方向（完全按录入方向）。另可设最大堆高层数（怕压的货）。 设了之后，该产品只按允许的方式排。
④ 柜数取大	体积算出一个柜数、重量算出一个柜数，取两者较大的那个。 体积装得下但超重，一样要加柜。
⑤ 装载率校正	如果货太大、柜内几何排布的实际装载率低于设定值， 会按真实排布校正，并在结果里标注"按几何排布校正为 xx%"，不会硬套一个好看的百分比。

3.4 结果怎么读

指标	含义与注意点
所需柜数	按当前柜型和限重算出的最少柜数。改柜型会立刻变。
装载率	体积利用比例。泡货一般 85%~92% 属正常， 号称 95% 以上要么货极规整，要么参数太乐观。
总毛重 / 单柜限重	毛重含包装。占用限重超过 100% 会红字常驻告警（文案见 3.1）； 若订单里有产品没填每箱毛重，这里会标注「载重校核失真」—— 意思是重量这块算不准，需要你补齐毛重再看结论。
多柜方案对比	同时列出 1 柜 / 2 柜 / 3 柜的柜型组合与运费， 同价时优先柜容更大的方案（40HQ 比 40GP 多装约 12%）。
装不下的货	超长、超宽、单件超过柜内高度的货会单独列出，不会混进柜数里。

3.5 托盘装柜（打托出货）

外贸出货大量是打托的。在装柜页勾选「托盘装柜（打托出货）」后，计算改为按托排布：

• 三种主流托盘一键选：欧标 1200×1000、日标 1100×1100、美标 1219×1016（mm），也可自定义长宽与板厚； 托盘自重可填（欧标/美标默认 25 kg，日标 30 kg）。
• 每托箱数：留 0 时按箱规在托盘面内自动排布（含每箱每边 2 cm 间隙）， 并受「单托总高上限」（默认 180 cm，含托盘）与产品最大堆叠层数限制；也可手填每托箱数。
• 托盘自重计入总毛重，同步触发载重校核与超重预警——托盘的重量不能不算。
• 计算顺序贴近仓库实操：整托优先排布 → 剩余零散箱自动填柜尾缝隙（散箱补缝）→ 仍放不下开散托（不满一托）。装载步骤表会按这三类打标。
• 整托叠放层数默认 1（不叠托）；轻货可设 2，托与托之间按叉车间隙（默认 5 cm）预留。
• 3D 示意图会画出托盘底板，点托盘可看规格与自重；装柜单上会列托数与托盘自重合计。

3.6 装柜示意图与装载步骤

结果页底部有一张可交互的装柜示意图，按逐箱排布画出每个箱子在柜里的位置：

• 拖动画面可旋转视角（任意角度俯视 / 侧视），滚轮或双指缩放，双击或点「复位」还原； 顶部还有俯视 / 侧视 / 正视三个预设视角按钮，新手不用拖拽也能拿到标准视图；
• 箱子颜色对应产品，点任意箱子会显示它装在距柜里侧第几列、宽向第几列、第几层； 点图例里的产品名可只看该产品的箱子（其它箱子褪色），再点一次取消； 托盘模式下点托盘可看托盘规格与自重；
• 多柜订单点「第 N 柜」标签切换查看；
• 示意图下方有装载步骤表（第几步、装什么、装在哪、怎么摆、多少件），可直接给装柜工参考。 表格按专业装柜软件的口径给出 8 列：顺序 / 产品 / 装柜位置 / 装柜方向 / 各方向尺寸 mm / 深度×宽度×高度（件） / 本步箱数 / 柜内累计。
  「柜内累计」是这一柜装到这儿为止的箱数（每柜从 1 数起，切到第几柜就数第几柜）， 换到另一柜不会接着上一柜的数——这样对着图看才不糊涂。

3.6.1 一个方案里会混用多种装法

排布不是"一个产品一种摆法装到底"，而是按下文的装载顺序，交替使用下面几种装法，装到柜里最满：

装法	长什么样
整块	多排多层的立方块，通常出现在柜的最里端，给后面的货留出平整面。
长条	沿柜长方向一条（单排或多排），适合窄长货或箱数不满一整块的情形。
顶面续装	后装产品压在先装产品的顶面上，把这面"台阶"补平——这就是「允许叠压」开关控制的行为。
侧边补缝	大箱只占柜宽一半时，旁边会剩一条通道；后装的小箱会回头把这条通道补满，不再留空。
门口补块	柜门端剩的长度不够一整列时，自动把箱子换个方向（如立放改横向）塞进去，不白留空。

3.6.2 装载顺序：重货先装，轻货靠门

先装什么、后装什么，直接决定这套方案现场能不能执行。软件默认按每箱毛重从重到轻排装载顺序：

规则	怎么落地
重货进里侧底层	毛重最大的产品先装，占住柜子最里端、最下面的位置，形成稳定的基础层。
轻货靠柜门	毛重小的后装，自然落在靠柜门的外层。开门时先看到的是轻货，冲击也不容易压坏东西。
重不压轻	叠压补位时会比对上下两箱的毛重：只要上方那箱比下方重超过 10%，这一格就空着也不压。 所以你不会算出一个"3.6 吨机械压泡沫箱"的方案。
同重量看体积	毛重相同（或都没填毛重）时，单箱体积大的先装，小箱后补缝。

如果你有固定的装柜次序（某个产品必须最后装、配套件要按序放），到设置里关掉「重货先装」， 就会完全按订单里产品的录入顺序装。关掉后"重不压轻"的门禁依然生效，不会因为换了顺序就压坏货。

3.6.3 重心、偏载与加固体检

排布算完，下面还有一块「重心与加固体检」。这几项是码头拒装、拖车轴重超限、转弯侧翻的常见原因， 以前只能靠老师傅目测，现在逐箱算给你看：

看什么	怎么算 / 什么算超标
本柜毛重	该柜所有箱子毛重相加（托盘模式下含托盘自重），并给出占单柜限重的百分比。
前后偏载	按毛重加权算出重心位置，再和柜长中心比。偏离超过柜长 10% 标红（超过 5% 先提示）—— 拖车轴重会明显不均，码头可能拒装。
左右偏载	重心相对柜宽中心的偏移，超过柜宽 10% 标红。单侧吃重，转弯和急刹容易侧翻。
重心高度	重心离柜底的高度占柜高的比例。超过 50% 且货比较重时会提示——重货在上，吊装和颠簸风险都高。
门端空隙	最后一箱到柜门还剩多少厘米。留空 ≥30cm 会提示加挡板 / 充气袋 / 绑扎带，否则运输中货物会前后窜动。

托盘模式下还有一个细节：托盘是按柜宽居中的。比如 40HQ 内宽 235 cm，两排 100 cm 的托盘占 205 cm， 剩下 30 cm 会左右各留 15 cm，而不是全堆在一边。柜尾补缝的散箱、托内的码垛同理居中。 这样重心天然落在柜中线上，体检结论才反映真实问题；如果托盘全贴一侧，每柜都会报「左右偏载」， 报警一多就没人看了。

体检结论会同步写进装柜单（只列需要处理的项，不打印整张表）；全部正常时显示一句「均在安全范围」。 点面板标题可折叠，不占屏幕。

3.6.4 装柜单：一柜一页的分步作业表

点「导出装柜单」，打出来的不只是单据，而是一份可以直接发给装柜班组的作业文件。结构是：

页	内容	给谁用
第 1 页	抬头、订单信息、分柜明细（每柜箱号区间 / 箱数 / 毛重 / 体积）、 重心与加固提示、货物明细、四方签章	业务员、仓库主管
第 2 页起	每柜一整页：柜号与箱号区间、本柜六项指标、3D 示意图、本柜货物构成、 分步装载作业表、本柜注意事项、班组签字栏	装柜班组、监装

每柜一页的意义在于：现场撕开就是一页一张，装第 3 柜的人只拿第 3 柜那页， 不用在整叠单据里翻。所以每页都自带柜号、单号、箱号区间，散页也不会搞混。

作业表沿用屏幕上的 8 列，但最后一列在单子上换成「订单箱号」—— 写的是这批货在整票订单里的流水箱号，与第 1 页分柜明细的箱号区间对得上， 仓库点货、贴箱唛可以直接照这一列数。屏幕上那一列叫「柜内累计」， 因为屏幕是盯着某一柜看的，两种口径各有各的用处。

导出装柜单时，第 1 柜的示意图会自动附在单据里，仓库理货一目了然。 图示为理论排布，以现场实装为准。

3.6.5 尾数回塞：别为一个尾柜多花一份运费

多柜装柜最常踩的坑是：最后一柜只装了零星几箱，却要按一个整柜订舱。 这批货往往只有几百公斤、不到一个立方，塞进前面柜的缝隙绰绰有余。

系统默认是开着「尾数回塞」的：最后一柜实装不足柜容积 20% 时， 自动把这批箱子补进前面柜里的平整空位，补完就取消尾柜。作业表里这些步骤标「回塞补位」， 位置照旧写清楚（如「柜中段 · 柜底 +214cm」），班组按顺序做即可。

如果尾柜确实消不掉（前面柜真没平整空位），系统会给出三条出路： ① 人工把这批箱子摊到前几柜；② 尾数换小柜（如 20GP）或与其它订单拼柜；③ 走拼箱（LCL）。

3.6.6 「需柜估算折扣」与「实际几何利用率」是两回事

装柜页上那个滑块以前叫「装载率」，容易误会成「我要装到 90%」—— 其实它只参与估算需要几个柜（经验上不可能 100% 装满），并不参与柜内逐箱排布。 所以现在分成了两个数：

指标	谁决定	含义与用法
需柜估算折扣	你滑动设置	只用于估柜数的经验折扣，默认 88%。调它不会改变柜内排布
实际几何利用率	排布算出来	逐箱排布真实装进去的体积 ÷ 柜容积。订舱按这个数判断方案实不实

两个数差 8 个点以上时，结果区会明确说明：差额来自箱型与整墙排布留下的缝隙，不是算错， 并提示可以开「允许叠压」、换柜型或调整产品装载顺序。 装柜单上印的也是「实际装到」——这是仓库和货代真正关心的数。

3.6.7 VGM 核实总重申报（没有它船司不装船）

VGM = Verified Gross Mass，核实总重。IMO SOLAS 第 VI 章强制要求：每个重柜装完后， 托运人必须先申报 VGM，船司才允许装船。漏报、晚报、报错都可能被甩柜，改单费用还不低。

公式就一行，系统按柜自动算：

怎么用：装柜页 →「订舱信息与 VGM 申报」→ 右侧填「空柜皮重」「每柜加固材料 kg」 「申报方式」「VGM 责任人」，下面的表按柜实时出数，超箱体最大总重 30,480 kg 会标红 （超了船司直接拒装，只能减载或换柜型）。

申报方式	说明
方法 2 · 累加计算法	逐件累加算出总重（本工具的算法属于这一种）。必须由托运人授权代表签字，单据上会自动印签字栏
方法 1 · 整体过磅	装柜完成后整箱过磅，用磅单数字申报。选这个时表内的计算值仅作预估

装柜单上，6 个柜以内 VGM 表印在首页（货物明细之后、签章之前）； 超过 6 个柜会自动单独成页，带上 SO 号、船名航次、港口与 VGM 合计—— 这一页可以直接抽出来交给船司或货代，不用再配首页。

3.6.8 订舱信息区：单据发出去不用再补 Word

装柜单首页新增「订舱信息」区，字段来源分两类：

字段	从哪来	说明
SO / 订舱号、船名、航次、提单号	订单 → 运输信息	建单时填过就自动带到装柜单，不用重复录
承运人、货代	订单 → 运输信息	显示为「承运人 / 货代」，两个都有就都印
装货港、目的港、ETD、ETA	订单 → 运输信息	订单基本字段，一般都有
唛头	订单 → 条款	有才印
截关时间	装柜页补填	如「11-05 17:00」。仓库按这个时间倒排装柜，最常被问的一项
装柜仓库 / 地址	装柜页补填	仓库名 + 门牌 + 联系人电话，司机直接照着开

3.7 装柜单导出

算完可以直接出一张装柜单，是给货代、仓库、司机看的作业文件，不是报关单。 包含：公司抬头、订单号、柜型、柜号、封条号、装柜日期、单据编号、 货物明细（品名 / 箱数 / 箱规 / 体积 / 毛重）、合计、签字栏。

• 柜号按订单分别保存，换订单不会串（一单一柜号）。
• 暂时不知道柜号可以先空着导出，提柜后再补。
• 这是商业自制文件，由使用者自行编制，格式可按货代要求调整。

3.8 什么情况下结果不能直接用

超重、超尺寸导致的甩柜、退关、罚款，由使用者自行承担。 本工具提供计算，不承担运输结果责任——这条也写在软件内的用户协议第十五条里。

3.9 常见疑问

问题	答案
装柜页是空白的？	当前订单没有货物，或产品的箱规没填。先补齐箱规（cm）。
提示「载重校核失真」？	订单里至少有一个产品没填「每箱毛重」，重量算不准。 去「资料库 → 产品」补齐毛重即可（保存时会强制拦一次）。
算出来的排布现场装不出来？	多半是箱子被"躺倒"或"侧立"了。 关掉「允许纸箱自由旋转摆放」，只按你录入的长宽方向重算一次，通常就对上了。
算出来比我预期多一个柜？	先看是不是超重了（占用限重超过 100%）， 再看装载率是否被几何排布校正过。多数"多一个柜"都是重量卡住的。
能算拼箱 LCL 吗？	能算体积和重量，但拼箱按方计费、有最低计费方， 费用请按货代报价。
柜号能填多个吗？	当前按"一单一柜号"设计，多柜订单建议拆成多张单据分别出装柜单。

04单据版式与导出效果

单据为 A4 版式：左上 LOGO 与公司抬头，右上大标题（衬线字体）与编号/日期/有效期；下方 FROM / TO 灰底信息块；再往下是贸易参数行；商品表格带图片列；底部为合计条、大写金额与条款区。

5 套单据长什么样

销售合同

在商品明细之后自动附上 10 条标准条款（双方、商品、价格、付款、交货、包装唛头、检验索赔、不可抗力、仲裁、其他），条款中的金额、港口、付款方式会自动填入，末尾双签署栏。

装箱单

以箱数为核心：唛头区 + 数量/箱数/净重/毛重/体积六列，并自动汇总总箱数、总毛重、总净重、总体积——报关、订舱、货代对单可直接使用。

形式发票

在报价单结构上增加「收款账户」区块（收款人、开户行、账号、SWIFT、银行地址），客户拿到即可付款。

0511 语言与 9 套配色

语言

「单据外观 → 单据语言」支持中文、English、日本語、한국어、Deutsch、Français、Español、Italiano、Português、Русский、العربية 共 11 种。切换后：标题、表头、条款、合计标签、大写金额、合同条款正文全部随之切换；产品名优先用英文名，缺失时回退中文名。选中客户后会自动采用该客户的偏好语言。

配色

9 个色点：经典蓝、商务黑、中国红（默认）、森林绿、优雅紫、海洋青、沙漠金、极简灰、黑金。点击即时生效，只影响标题/表头/合计等强调色，正文始终保持黑白，保证打印与传真清晰。

存为模板

调好配色、语言、显示项与自定义字段后，点「存为模板」命名保存（如「德国客户 · 中国红 · 德语」）。之后在 设置 → 制单默认 → 默认模板 选中它，新建单据自动套用——不同国家客户不用每次重设。

06资料库：产品 / 客户 / 供应商 / HS

资料库用四个标签页收拢了原来分散的功能：产品、客户、供应商、HS 编码。

产品

• 字段：中文名/英文名、货号型号（单据 NO. 列）、HS 编码、中英规格、单价/币种/单位、每箱数量/净重/毛重/体积、分类、供应商、产品图。
• 装箱数据是自动计算的基础：箱数 = ⌈数量 ÷ 每箱数量⌉，毛净重与体积按箱数累计，单据上的合计与装箱单全靠它。
• 批量导入：粘贴 Excel 区域，首行带表头即可（名称,英文名称,货号,HS编码,规格,英文规格,单价,币种,单位,每箱数量,每箱净重,每箱毛重,每箱体积,分类,供应商）。
• 分类标签可一键筛选；产品图会自动压缩。

客户

• 公司名（可另存当地语言名）、联系人、地址、邮箱、电话、WhatsApp。
• 偏好语言：选中该客户制单时自动切换单据语言。
• 常用贸易术语：自动填入订单条款。
• 标签：按地区/等级/品类打标，顶部标签栏筛选，卡片右下显示历史订单数。

供应商

第四个标签页。字段按"开专票需要什么就存什么"设计：公司名、纳税人识别号、开户行、账号、联系人、电话、地址、主营产品、默认付款条件。

制单页左侧「出运与报关」段底部有供应商下拉，选中后采购合同（PC）的乙方信息与付款条款自动填入。折叠标题上会显示当前供应商名，一眼确认。

HS 编码

内置 40 条常用编码，支持编码片段或品名模糊搜索（如「保温」「LED」）。点「收藏」进入我的库，或手动新增；产品表单里的 HS 输入框会直接联想我的库。

07公司资料与制单默认值

公司资料（只填一次）

• 公司信息：中文名、英文名（单据抬头主名称）、地址、电话、传真、邮箱、网址；LOGO 上传后自动压缩，显示在每张单据左上角。
• 签名与签章：上传手写签名与公章图片，签署栏自动合成；可在单据外观里分别开关。
• 收款账户：收款人、开户行、账号、SWIFT、开户行地址，自动输出到形式发票。

制单默认值

默认贸易术语、默认币种、默认语言、默认配色、默认装运港、默认付款条件、默认保修条例、默认自定义字段、默认模板。新建单据时全部自动带入，仍可在单据里临时改，不影响默认值。

08单据管理与复用

• 列表：单据号/日期、客户、产品摘要、金额、已生成的单据标签（QT/PI/SC/CI/PL）、状态、操作。
• 检索：搜索单据号、客户名、产品名（中英文）；按状态（草稿/已确认/已发货/已完成）与日期区间筛选。
• 打开：回到工作台继续编辑，单据编号保持不变。
• 复制：以历史订单为模板生成新单（新编号、新日期、产品行保留），适合返单、补货、改数量再报价。
• Excel / 删除：单行直接导出明细或删除。
• 草稿保护：编辑中每步自动存草稿，误关页面后列表顶部会出现「有未保存的草稿 · 继续编辑」。

09导出 PDF / Excel

导出 PDF

1. 工作台右上「导出 PDF」：5 套单据一次性排入打印队列（也可「仅导出当前」只出当前标签页）。
2. 浏览器打印对话框中，目标选「另存为 PDF」，纸张 A4，边距「无」，勾选「背景图形 / Background graphics」（保留表头颜色）。
3. 保存后的 PDF 可直接邮件或 WhatsApp 发给客户。

导出 Excel

「Excel」按钮导出 .xlsx：含表头信息、逐行明细（数量/单价/金额/箱数/毛重/净重/体积）、合计行与全部条款，可直接用 Excel/WPS 打开核对或改价。

文件命名

自动命名为 客户名-产品名-日期-单据号.xlsx，如 Hamburg Trading GmbH-便携式电动螺丝刀-2026-10-22-QT-2026-001.xlsx。

10手机端使用

同一份 HTML 文件在手机浏览器打开即可（可「添加到主屏幕」当 App 用）。移动端为「编辑 / 预览」双模式：

• 顶部切换 编辑：左侧录入区铺满屏幕，适合外出谈单时现场改数量与价格。
• 切换 预览：显示 A4 单据，双指可缩放，底部一排单据标签切换 5 种单据。
• 底部导航：单据 / 资料库 / 分析 / 设置。

11分析：统计与跟单提醒

数据统计

• 本月订单数/销售额、累计订单/销售额（按汇率折算人民币）。
• 近 6 个月订单量（柱）与销售额（折线）趋势。
• 产品销量 TOP 8、客户销售额占比。
• 「导出 Excel」输出月度汇总、产品排名、客户排名三张表。

跟单提醒

• 在单据「⑤ 跟单提醒」添加节点（如交货期提前 7 天、报关提前 3 天、尾款到期），保存后进入列表倒计时：剩 N 天 / 今天 / 逾期 N 天，逾期标红。
• 企业微信推送：企业微信群 → 右上角 → 群机器人 → 添加 → 复制 Webhook，粘贴到「分析 → 跟单提醒 → 推送设置」，到期自动推送到微信；可先点「测试微信推送」验证。
• 浏览器通知：勾选后到期弹桌面通知。
• 导出日历：生成 .ics 文件，导入手机日历后随系统提醒。

12数据安全与备份

• 每周备份：设置 → 数据与推送 →「导出备份 JSON」。
• 换设备：新设备打开工具 →「导入备份」选择 JSON 即可完整恢复。
• 风险提示：清理浏览器缓存、无痕模式、更换浏览器都会导致数据丢失；localStorage 约 5MB 上限（图片已自动压缩），提示存储失败时请删除部分图片或归档旧单。
• 隐私：含账号与客户信息的 PDF，请通过可信渠道发送。

13单证模板库（59 份）

左侧「模板」是这次新增的模块：把外贸全流程用到的标准单据整理成 59 份可直接填写、预览的模板。它不是"再放一堆空白 Word"，而是按你实际做单的顺序排好，缺哪张点哪张。未激活时可以完整体验填写和预览，导出 Word / Excel / PDF 需要授权码。

怎么归纳的

按业务发生的先后，分成 9 个环节；其中「订单」环节内部又拆成 11 步，一步一张表，做到哪步点哪张：

环节	份数	包含的单据
询盘处理	4	询盘登记表、询盘回复函、客户需求确认单、询盘转报价交接单
报价核算	4	成本核算表、报价单与形式发票、报价跟进与确认记录、报价转订单交接单
预报价	1	预报价单 / 指示性报价（探路用，带"不构成要约"声明）
订单合同	39	销售合同、销售确认书、排产通知、备料跟进、验货报告、订舱委托、报关委托、报关单登记、产地证申领、保险投保、装船通知、VGM、电放申请、收汇核销、信用证审证/改证/交单、托收委托、退税跟踪、备案目录、结案复盘、索赔回复、退运申请、弃货处置、保险报案等
客户名录	1	客户档案表 / KYC 调查表
样品台账	5	样品申请单、寄出单 / 样品发票、签收跟踪、反馈确认、转订单说明
供应商	2	供应商考察与建档表、绩效评估表
采购订单	2	采购订单 PO、到货验收单
进项发票	1	进项发票登记与认证跟踪表

客户版 / 内部版（重要）

模板原文里带了很多「写给你自己看」的内容：▸Tip: 客户很容易把指示性报价当成正式报价…、【必填】、(Company Name)、(pcs/carton)。这些不能出现在发给客户的纸上。

所以编辑器右上角有一个开关，默认就是 客户版（绿色）：

模式	预览与导出里包含什么	什么时候用
客户版	删除全部 ▸ 提示、删除【必填】【收款账户】等中文标记、删除 (Company Name)、(pcs/carton)、(Tick the term…) 这类填表说明。 但保留条款里的内容性括号，如电汇缩写 (T/T)、不可抗力举例 (including natural disaster…)。	打印、导 PDF、导 Word、复制发给客户
内部版	显示全部提示与红色必填标记，用来看"这张表该怎么填"	自己填写、培训新人

怎么用

1. 找：顶部搜索框输关键词（如「报关」「信用证」「索赔」），或点环节标签筛选。名称、用途、正文都会被搜到。
2. 填：点卡片进入编辑器。左边是原文，右边是 A4 实时预览，改一个字右边立刻变。
3. 带入：点「带入公司信息」，自动把「设置」里的公司抬头、地址、电话、邮箱、开户行、账号、SWIFT 填进对应位置；买方栏会自动填入客户库第一位客户的名称、地址、联系人。填错的不会硬填——没有数据的位置保持空白。
4. 导出：Word（.doc，可直接改格式）、Excel（.xlsx，按行拆列）、PDF（走打印，A4 版式）。也可以「复制」全文粘到邮件或微信。未激活时导出和复制需授权码，填写与预览完全开放。

和「单据」里那 5 套的关系

「单据」里的报价单、形式发票、销售合同、商业发票、装箱单是深度定制的 A4 版式：带 9 套配色、11 种语言、自动算金额重量、产品图片列。做正式外发文件用它。

「模板」里的同名模板是通用填空版，胜在覆盖全（59 份）且能随手改文字。什么时候用哪个：

场景	用哪个
给客户发正式报价 / PI / 合同	「单据」→ 新建单据（自动计算、多语言、配色）
内部核成本、算毛利	「模板」→ 成本核算表
找货代订舱、委托报关	「模板」→ 订舱委托书 / 报关委托书
收到信用证先审一遍	「模板」→ 信用证审证表
客户索赔、要退运	「模板」→ 索赔回复函 / 退运申请
月底对账、申报退税	「模板」→ 收汇核销 / 退税跟踪 / 备案目录

手机上也能填

模板库做了移动端适配：卡片单列、顶部可切换「编辑 / 预览」，预览会自动缩放到屏幕宽度，双指可放大。外出谈单时直接在手机上填、当场发 PDF。

14常见问题

Q1 单据里没有产品图片列？

两个条件：① 产品已上传图片；② 工具栏勾选「显示产品图片」。若所有产品都没有图，该列会自动隐藏，避免空白列。

Q2 导出的 PDF 没有红色表头？

打印对话框里勾选「背景图形 / Background graphics」。

Q3 重量体积对不上？

到产品里维护「每箱数量 / 每箱净重 / 每箱毛重 / 每箱体积」，系统按 ⌈数量 ÷ 每箱数量⌉ 算箱数后累计；与实际包装有差异时以实测为准修正产品数据。

Q4 客户偏好语言没生效？

选中客户后会自动切换；之后手动改过语言，则以当次选择为准（不影响客户资料）。

Q5 单据编号能改格式吗？

当前规则为「类型前缀-年份-三位序号」，保存时分配；如需加客户代码等自定义格式，可在迭代中扩展。

Q6 微信推送失败？

确认 Webhook 完整（以 https://qyapi.weixin.qq.com/cgi-bin/webhook/send?key= 开头）、群机器人未被移除；企业微信机器人限每分钟 20 条，个人使用足够。

Q7 能多台电脑同步吗？

本工具为离线版，通过导出/导入备份迁移；如需多端实时同步，可在迭代中加入云同步。

Q8 为什么提示「输入授权码」？怎么激活？

工具是单机授权版，购买后由卖家一码一发。打开后把授权码整段粘贴进输入框 → 点「激活」，即可导出 PDF / Excel；也可以点界面右下角「输入授权码」，或到 设置 → 授权 里激活。
授权码是离线校验的，不联网、不注册、不上传任何数据。随时可在 设置 → 授权 查看当前状态、有效期和本机设备码。

Q8-1 换电脑 / 换手机怎么办？设备码是什么？

新签发的授权码绑定设备：一段码只认一台机器，在该设备上才能激活。换机的流程是：

1. 在新电脑 / 新手机上打开本工具 →「设置 → 授权」→ 点「本机设备码」右边的复制，得到 8 位设备码（例如 22MT5D3B）。
2. 把这 8 位设备码发给卖家，卖家重新绑定后会给你一段新码——到期日与原来完全一样，不会因为你换电脑就少一天。
3. 在新设备上粘贴新码激活即可。

同一授权码最多绑定 3 台设备。旧设备不用了，请在旧设备的「设置 → 授权」里点「解绑本机」把名额让出来；解绑只清除本机的授权记录，单据、客户、产品数据都不会动。如果换机后软件提示「该授权码已绑定其他设备」，把提示里的本机设备码发给卖家即可。更早签发的老授权码不带设备绑定，仍可在任意设备上直接激活。

Q9 授权到期后，数据会丢吗？

不会。单据、客户、产品仍完整保存在本机。未激活或到期后，新建单据、编辑、预览等核心功能全部开放，仅导出 PDF / Excel / Word 需要授权码。输入有效授权码后立即恢复导出功能，历史数据原样保留。

Q10 改系统时间能延长授权吗？

不能。工具会记录已经使用过的时间点，把系统时间往回调只会按已记录的最大时间计算，不会延长授权期限。

15后续迭代

工具按模块化结构编写，可随时增量扩展。常见方向：

• 单据：产地证 CO、受益人证明、双语对照单据、自定义条款库。
• 效率：报价成本利润核算、历史价格提醒、客户报价版本对比。
• 集成：Excel 模板反向导入、邮件客户端直发、企业微信富文本卡片。
• 经营：客户贡献度、产品毛利、年度经营报表。

迭代方式：提出具体需求 → 在现有代码上增量开发 → 交付新版单文件，历史数据用备份 JSON 平滑迁移。