01交付说明与快速开始

文件	说明
外贸制单助手.html	工具本体：单文件、纯离线、双击浏览器打开即用，无需安装环境
外贸制单助手-使用手册.html	本手册，含全部操作步骤与实际界面截图

三步开始

1. 预设一次：设置 → 公司资料，填公司抬头、上传 LOGO 与签章、填收款账户；设置 → 制单默认，设定默认贸易术语（FOB）、付款条件（30% 预付 + 70% 尾款）与默认配色。
2. 建档：资料库 → 产品 / 客户，录入常用产品（含货号、HS、装箱数据）与客户（含偏好语言、贸易术语）。
3. 出单：顶部「＋ 新建单据」→ 选客户 → 添加产品 → 右侧实时预览 → 「导出 PDF」。

客户端版本（不依赖浏览器地址栏，像普通软件一样双击）

平台	文件	说明
Windows 10/11	外贸制单助手-Windows免安装版.zip	解压后双击 外贸制单助手.exe，弹出独立窗口（无地址栏）。首次可能提示"Windows 已保护你的电脑"→ 更多信息 → 仍要运行。数据在程序目录的 userdata 里，整个文件夹可拷到 U 盘带走。
安卓	外贸制单助手-安卓版.apk	传到手机安装（首次需允许"安装未知来源应用"）。离线可用；导出 PDF 走系统打印（可存为 PDF），Excel/备份自动存到「下载」。
macOS	外贸制单助手-Mac版.zip	解压后把 外贸制单助手.app 拖进「应用程序」，首次右键 →「打开」→ 再点「打开」。未签名（个人版无苹果证书），如提示已损坏，在终端执行 sudo xattr -dr com.apple.quarantine "/Applications/外贸制单助手.app"。数据在 ~/Library/Application Support/TradeDocs。
iPhone / iPad	在线版链接（添加到主屏幕）	iOS 无法安装未签名 App，因此用 PWA：Safari 打开链接 → 分享 →「添加到主屏幕」，桌面出现图标，全屏运行；首次联网加载后即可离线使用（Service Worker 已缓存）。

在任何浏览器里直接打开（不用登录、不用装软件）

设备	操作方法
Windows / Mac	把 外贸制单助手.html 存到桌面 → 双击，默认浏览器即打开（Chrome / Edge / Safari / Firefox 均可）。若被别的软件抢走：右键 → 打开方式 → 选浏览器；或直接把文件拖进浏览器窗口。
iPhone / iPad	把文件存进「文件」App → 点击文件 → 选 Safari 打开；再从分享菜单「添加到主屏幕」，用起来和 App 一样。
安卓手机	存进「下载 / 文件管理」→ 长按文件 → 打开方式 → Chrome。
微信 / QQ 里点开	会被内置浏览器接管，本地存储可能被限制（关闭后数据丢失）。点右上角「···」→「在浏览器打开」即可，工具本身不需要登录任何账号。

02制单工作台（核心）

点击「＋ 新建单据」进入工作台。整个界面只有三块：左侧录入区、顶部单据标签、右侧实时预览。任何修改都会立即反映到右边的 A4 纸面上——没有"生成"按钮，也不需要来回切换页面。

左侧录入区（按 1→5 编号，从上到下走一遍即可）

分区	内容
① 客户与日期	单据编号（自动生成可改）、日期、客户下拉（选客户后自动带出贸易术语与偏好语言，并可一键新建客户）
② 产品明细	「添加产品」从产品库勾选；「快速新增」临时录新品（可同时入库）。每行可直接改数量、单位、单价、币种，右侧实时显示行金额
③ 贸易条款	贸易术语、单据币种、交货期、报价有效期、装运港/目的港、付款条件；「更多条款」里放包装、保修、唛头、信用证号、船名、备注
④ 单据外观	单据语言（11 种）、配色（9 个色点）、签署栏/公章开关、3 组自定义字段、存为模板
⑤ 跟单提醒	添加交货期、报关、收款等节点，保存后自动进入提醒列表

添加产品

点击「添加产品」弹出产品库：搜索名称/货号/HS → 勾选 → 填数量 → 「添加选中」。可一次勾多个产品。

顶部：5 套单据随时切换

标签栏依次是 报价单 QT / 形式发票 PI / 销售合同 SC / 商业发票 CI / 装箱单 PL。点一下即切换预览，编号各自独立（如 QT-2026-001、PI-2026-001），保存归档时自动分配、年内不重复。

缩放与显示

工具栏提供 − ＋、适应宽度、100%；勾选「显示产品图片」「显示 HS 编码」可控制纸张上是否出现对应列。屏幕缩放只影响预览，不影响导出的 PDF。

11 份单据，按环节分组

制单工作台顶部有 11 个标签，一条订单的所有纸都在这里出。切到哪个标签，右边就是哪张；点「导出 PDF」只导当前这张，点「导出全套」把 11 张一次导完。

环节	单据	用途 / 谁在看
报价	报价单 QT、形式发票 PI	发给客户核价、付款依据
成交	销售合同 SC、销售确认书 SO	合同盖章回签；客户直接下 PO 时用确认书
出运	订舱委托书 BK、报关委托书 CD、装船通知 SA	BK 给货代订舱；CD 给报关行；SA 开船后发客户提货用
清关	商业发票 CI、装箱单 PL	目的港清关、客户提货
采购	采购合同 PC	对国内供应商，含税价与增值税专票约定
退税	退税备案目录 TF	一票货一本，税局查验时直接给

03单据版式与导出效果

单据为 A4 版式：左上 LOGO 与公司抬头，右上大标题（衬线字体）与编号/日期/有效期；下方 FROM / TO 灰底信息块；再往下是贸易参数行；商品表格带图片列；底部为合计条、大写金额与条款区。

5 套单据长什么样

销售合同

在商品明细之后自动附上 10 条标准条款（双方、商品、价格、付款、交货、包装唛头、检验索赔、不可抗力、仲裁、其他），条款中的金额、港口、付款方式会自动填入，末尾双签署栏。

装箱单

以箱数为核心：唛头区 + 数量/箱数/净重/毛重/体积六列，并自动汇总总箱数、总毛重、总净重、总体积——报关、订舱、货代对单可直接使用。

形式发票

在报价单结构上增加「收款账户」区块（收款人、开户行、账号、SWIFT、银行地址），客户拿到即可付款。

0411 语言与 9 套配色

语言

「单据外观 → 单据语言」支持中文、English、日本語、한국어、Deutsch、Français、Español、Italiano、Português、Русский、العربية 共 11 种。切换后：标题、表头、条款、合计标签、大写金额、合同条款正文全部随之切换；产品名优先用英文名，缺失时回退中文名。选中客户后会自动采用该客户的偏好语言。

配色

9 个色点：经典蓝、商务黑、中国红（默认）、森林绿、优雅紫、海洋青、沙漠金、极简灰、黑金。点击即时生效，只影响标题/表头/合计等强调色，正文始终保持黑白，保证打印与传真清晰。

存为模板

调好配色、语言、显示项与自定义字段后，点「存为模板」命名保存（如「德国客户 · 中国红 · 德语」）。之后在 设置 → 制单默认 → 默认模板 选中它，新建单据自动套用——不同国家客户不用每次重设。

05资料库：产品 / 客户 / 供应商 / HS

资料库用四个标签页收拢了原来分散的功能：产品、客户、供应商、HS 编码。

产品

• 字段：中文名/英文名、货号型号（单据 NO. 列）、HS 编码、中英规格、单价/币种/单位、每箱数量/净重/毛重/体积、分类、供应商、产品图。
• 装箱数据是自动计算的基础：箱数 = ⌈数量 ÷ 每箱数量⌉，毛净重与体积按箱数累计，单据上的合计与装箱单全靠它。
• 批量导入：粘贴 Excel 区域，首行带表头即可（名称,英文名称,货号,HS编码,规格,英文规格,单价,币种,单位,每箱数量,每箱净重,每箱毛重,每箱体积,分类,供应商）。
• 分类标签可一键筛选；产品图会自动压缩。

客户

• 公司名（可另存当地语言名）、联系人、地址、邮箱、电话、WhatsApp。
• 偏好语言：选中该客户制单时自动切换单据语言。
• 常用贸易术语：自动填入订单条款。
• 标签：按地区/等级/品类打标，顶部标签栏筛选，卡片右下显示历史订单数。

供应商

第四个标签页。字段按"开专票需要什么就存什么"设计：公司名、纳税人识别号、开户行、账号、联系人、电话、地址、主营产品、默认付款条件。

制单页左侧「出运与报关」段底部有供应商下拉，选中后采购合同（PC）的乙方信息与付款条款自动填入。折叠标题上会显示当前供应商名，一眼确认。

HS 编码

内置 40 条常用编码，支持编码片段或品名模糊搜索（如「保温」「LED」）。点「收藏」进入我的库，或手动新增；产品表单里的 HS 输入框会直接联想我的库。

06公司资料与制单默认值

公司资料（只填一次）

• 公司信息：中文名、英文名（单据抬头主名称）、地址、电话、传真、邮箱、网址；LOGO 上传后自动压缩，显示在每张单据左上角。
• 签名与签章：上传手写签名与公章图片，签署栏自动合成；可在单据外观里分别开关。
• 收款账户：收款人、开户行、账号、SWIFT、开户行地址，自动输出到形式发票。

制单默认值

默认贸易术语、默认币种、默认语言、默认配色、默认装运港、默认付款条件、默认保修条例、默认自定义字段、默认模板。新建单据时全部自动带入，仍可在单据里临时改，不影响默认值。

07单据管理与复用

• 列表：单据号/日期、客户、产品摘要、金额、已生成的单据标签（QT/PI/SC/CI/PL）、状态、操作。
• 检索：搜索单据号、客户名、产品名（中英文）；按状态（草稿/已确认/已发货/已完成）与日期区间筛选。
• 打开：回到工作台继续编辑，单据编号保持不变。
• 复制：以历史订单为模板生成新单（新编号、新日期、产品行保留），适合返单、补货、改数量再报价。
• Excel / 删除：单行直接导出明细或删除。
• 草稿保护：编辑中每步自动存草稿，误关页面后列表顶部会出现「有未保存的草稿 · 继续编辑」。

08导出 PDF / Excel

导出 PDF

1. 工作台右上「导出 PDF」：5 套单据一次性排入打印队列（也可「仅导出当前」只出当前标签页）。
2. 浏览器打印对话框中，目标选「另存为 PDF」，纸张 A4，边距「无」，勾选「背景图形 / Background graphics」（保留表头颜色）。
3. 保存后的 PDF 可直接邮件或 WhatsApp 发给客户。

导出 Excel

「Excel」按钮导出 .xlsx：含表头信息、逐行明细（数量/单价/金额/箱数/毛重/净重/体积）、合计行与全部条款，可直接用 Excel/WPS 打开核对或改价。

文件命名

自动命名为 客户名-产品名-日期-单据号.xlsx，如 Hamburg Trading GmbH-便携式电动螺丝刀-2026-10-22-QT-2026-001.xlsx。

09手机端使用

同一份 HTML 文件在手机浏览器打开即可（可「添加到主屏幕」当 App 用）。移动端为「编辑 / 预览」双模式：

• 顶部切换 编辑：左侧录入区铺满屏幕，适合外出谈单时现场改数量与价格。
• 切换 预览：显示 A4 单据，双指可缩放，底部一排单据标签切换 5 种单据。
• 底部导航：单据 / 资料库 / 分析 / 设置。

10分析：统计与跟单提醒

数据统计

• 本月订单数/销售额、累计订单/销售额（按汇率折算人民币）。
• 近 6 个月订单量（柱）与销售额（折线）趋势。
• 产品销量 TOP 8、客户销售额占比。
• 「导出 Excel」输出月度汇总、产品排名、客户排名三张表。

跟单提醒

• 在单据「⑤ 跟单提醒」添加节点（如交货期提前 7 天、报关提前 3 天、尾款到期），保存后进入列表倒计时：剩 N 天 / 今天 / 逾期 N 天，逾期标红。
• 企业微信推送：企业微信群 → 右上角 → 群机器人 → 添加 → 复制 Webhook，粘贴到「分析 → 跟单提醒 → 推送设置」，到期自动推送到微信；可先点「测试微信推送」验证。
• 浏览器通知：勾选后到期弹桌面通知。
• 导出日历：生成 .ics 文件，导入手机日历后随系统提醒。

11数据安全与备份

• 每周备份：设置 → 数据与推送 →「导出备份 JSON」。
• 换设备 · 方式一（推荐）：扫码迁移 —— 两台设备都打开本工具 →「设置 → 数据与推送 → 扫码迁移」。旧设备点「发送到其他设备」生成二维码，新设备点「在这台设备接收」扫码（或粘贴迁移链接），一键整包导入。数据端到端加密传输：密钥只放在二维码里，中转服务器只存密文、无法查看内容；迁移码 10 分钟内有效、接收一次后自动作废。
• 换设备 · 方式二：备份文件 —— 旧设备「导出备份 JSON」→ 新设备「导入备份」，两版本备份互相通用。
• 风险提示：清理浏览器缓存、无痕模式、更换浏览器都会导致数据丢失；localStorage 约 5MB 上限（图片已自动压缩），提示存储失败时请删除部分图片或归档旧单。
• 隐私：含账号与客户信息的 PDF，请通过可信渠道发送。

12单证模板库（59 份）

左侧「模板」是这次新增的模块：把外贸全流程用到的标准单据整理成 59 份可直接填写、预览的模板。它不是"再放一堆空白 Word"，而是按你实际做单的顺序排好，缺哪张点哪张。未激活时可以完整体验填写和预览，导出 Word / Excel / PDF 需要授权码。

怎么归纳的

按业务发生的先后，分成 9 个环节；其中「订单」环节内部又拆成 11 步，一步一张表，做到哪步点哪张：

环节	份数	包含的单据
询盘处理	4	询盘登记表、询盘回复函、客户需求确认单、询盘转报价交接单
报价核算	4	成本核算表、报价单与形式发票、报价跟进与确认记录、报价转订单交接单
预报价	1	预报价单 / 指示性报价（探路用，带"不构成要约"声明）
订单合同	39	销售合同、销售确认书、排产通知、备料跟进、验货报告、订舱委托、报关委托、报关单登记、产地证申领、保险投保、装船通知、VGM、电放申请、收汇核销、信用证审证/改证/交单、托收委托、退税跟踪、备案目录、结案复盘、索赔回复、退运申请、弃货处置、保险报案等
客户名录	1	客户档案表 / KYC 调查表
样品台账	5	样品申请单、寄出单 / 样品发票、签收跟踪、反馈确认、转订单说明
供应商	2	供应商考察与建档表、绩效评估表
采购订单	2	采购订单 PO、到货验收单
进项发票	1	进项发票登记与认证跟踪表

客户版 / 内部版（重要）

模板原文里带了很多「写给你自己看」的内容：▸Tip: 客户很容易把指示性报价当成正式报价…、【必填】、(Company Name)、(pcs/carton)。这些不能出现在发给客户的纸上。

所以编辑器右上角有一个开关，默认就是 客户版（绿色）：

模式	预览与导出里包含什么	什么时候用
客户版	删除全部 ▸ 提示、删除【必填】【收款账户】等中文标记、删除 (Company Name)、(pcs/carton)、(Tick the term…) 这类填表说明。 但保留条款里的内容性括号，如电汇缩写 (T/T)、不可抗力举例 (including natural disaster…)。	打印、导 PDF、导 Word、复制发给客户
内部版	显示全部提示与红色必填标记，用来看"这张表该怎么填"	自己填写、培训新人

怎么用

1. 找：顶部搜索框输关键词（如「报关」「信用证」「索赔」），或点环节标签筛选。名称、用途、正文都会被搜到。
2. 填：点卡片进入编辑器。左边是原文，右边是 A4 实时预览，改一个字右边立刻变。
3. 带入：点「带入公司信息」，自动把「设置」里的公司抬头、地址、电话、邮箱、开户行、账号、SWIFT 填进对应位置；买方栏会自动填入客户库第一位客户的名称、地址、联系人。填错的不会硬填——没有数据的位置保持空白。
4. 导出：Word（.doc，可直接改格式）、Excel（.xlsx，按行拆列）、PDF（走打印，A4 版式）。也可以「复制」全文粘到邮件或微信。未激活时导出和复制需授权码，填写与预览完全开放。

和「单据」里那 5 套的关系

「单据」里的报价单、形式发票、销售合同、商业发票、装箱单是深度定制的 A4 版式：带 9 套配色、11 种语言、自动算金额重量、产品图片列。做正式外发文件用它。

「模板」里的同名模板是通用填空版，胜在覆盖全（59 份）且能随手改文字。什么时候用哪个：

场景	用哪个
给客户发正式报价 / PI / 合同	「单据」→ 新建单据（自动计算、多语言、配色）
内部核成本、算毛利	「模板」→ 成本核算表
找货代订舱、委托报关	「模板」→ 订舱委托书 / 报关委托书
收到信用证先审一遍	「模板」→ 信用证审证表
客户索赔、要退运	「模板」→ 索赔回复函 / 退运申请
月底对账、申报退税	「模板」→ 收汇核销 / 退税跟踪 / 备案目录

手机上也能填

模板库做了移动端适配：卡片单列、顶部可切换「编辑 / 预览」，预览会自动缩放到屏幕宽度，双指可放大。外出谈单时直接在手机上填、当场发 PDF。

13常见问题

Q1 单据里没有产品图片列？

两个条件：① 产品已上传图片；② 工具栏勾选「显示产品图片」。若所有产品都没有图，该列会自动隐藏，避免空白列。

Q2 导出的 PDF 没有红色表头？

打印对话框里勾选「背景图形 / Background graphics」。

Q3 重量体积对不上？

到产品里维护「每箱数量 / 每箱净重 / 每箱毛重 / 每箱体积」，系统按 ⌈数量 ÷ 每箱数量⌉ 算箱数后累计；与实际包装有差异时以实测为准修正产品数据。

Q4 客户偏好语言没生效？

选中客户后会自动切换；之后手动改过语言，则以当次选择为准（不影响客户资料）。

Q5 单据编号能改格式吗？

当前规则为「类型前缀-年份-三位序号」，保存时分配；如需加客户代码等自定义格式，可在迭代中扩展。

Q6 微信推送失败？

确认 Webhook 完整（以 https://qyapi.weixin.qq.com/cgi-bin/webhook/send?key= 开头）、群机器人未被移除；企业微信机器人限每分钟 20 条，个人使用足够。

Q7 能多台电脑同步吗？

本工具为离线个人版，通过导出/导入备份迁移；如需多端实时同步，可在迭代中加入云同步。

Q8 为什么提示「输入授权码」？怎么激活？

工具是单机授权版，购买后由卖家一码一发。打开后把授权码整段粘贴进输入框 → 点「激活」，即可导出 PDF / Excel；也可以点界面右下角「输入授权码」，或到 设置 → 授权 里激活。
授权码是离线校验的，不联网、不注册、不上传任何数据。随时可在 设置 → 授权 查看当前状态、有效期和本机设备码。

Q8-1 换电脑 / 换手机怎么办？

TD- 开头的在线卡绑定设备，同一卡密最多激活 3 台，在名额内新设备输入同一个卡密即可激活（需联网一次），不用换码。名额用满后无法再绑定新设备，本产品不提供解绑或更换设备服务，请在下单前确认需要使用的设备数量。数据可以随时搬家（扫码迁移或导出备份），但授权名额不随数据转移。更早签发的老离线码不受设备限制。

Q9 授权到期后，数据会丢吗？

不会。单据、客户、产品仍完整保存在本机。未激活或到期后，新建单据、编辑、预览等核心功能全部开放，仅导出 PDF / Excel / Word 需要授权码。输入有效授权码后立即恢复导出功能，历史数据原样保留。

Q10 改系统时间能延长授权吗？

不能。工具会记录已经使用过的时间点，把系统时间往回调只会按已记录的最大时间计算，不会延长授权期限。

14后续迭代

工具按模块化结构编写，可随时增量扩展。常见方向：

• 单据：产地证 CO、受益人证明、双语对照单据、自定义条款库。
• 效率：报价成本利润核算、历史价格提醒、客户报价版本对比。
• 集成：Excel 模板反向导入、邮件客户端直发、企业微信富文本卡片。
• 经营：客户贡献度、产品毛利、年度经营报表。

迭代方式：提出具体需求 → 在现有代码上增量开发 → 交付新版单文件，历史数据用备份 JSON 平滑迁移。